Servicios

Nuestro Enfoque

Estudios de empresas como Deloitte (2020), McKinsey & Company (2021) y Capgemini (2022) revelan que las organizaciones suelen aumentar sus costos operativos entre el 20% al 30% debido al almacenamiento de documentos, dedicando hasta un 5% de sus ingresos anuales en este tema.

Bajo este entendimiento, se presentan oportunidades para su empresa basadas en la eliminación de documentos que no vuelven a ser consultados, los cuales llegan a ser hasta el 80% de la producción total (AIIM), asi como la aplicación estrategias de digitalización, las cuales ayudan a reducir estos costos hasta un 40%, siendo alternativas efectivas y económicas. Sin embargo y a pesar de existir estas oportunidades, muchas empresas aún no están preparadas para aproyecharlas, debido a que no cuentan con una gestión documental adecuada.

En este contexto, METADATA ofrece soluciones para desarrollar las capacidades necesarias y optimizar estos procesos:

Gestión Documental

Consultoría

Nuestra consultoría especializada incorpora el asesoramiento en la implementación de la gestión documental en su organización de forma escalable, atendiendo a sus requerimientos de orden normativo y necesidades de uso de información para el negocio.

Por medio de nuestros procesos de diagnóstico de archivo y gestión documental, evaluaremos el estado de su organización a nivel estratégico, de administración de archivos, en su proceso de gestión documental, tecnológico y cultural, para así identificar y priorizar sus necesidades y establecer el mapa de ruta para su solución, contribuyendo en todo momento con sus objetivos y visión estratégica.

Instrumentos Archivísticos

Conscientes de que muchas organizaciones necesitan elaborar sus instrumentos archivísticos para el desarrollo e implementación de su gestión documental, lo cierto es que en gran parte de los casos desconocen cuales y como deben construirlos, así como generar valor para la organización a partir de su uso.

En respuesta a esta situación, brindamos asesoría especializada y con alta experiencia para atender esta necesidad, elaborando y actualizando los instrumentos archivísticos que respondan a sus requerimientos de cumplimiento normativo y de negocio, para optimizar el manejo de su información documentada.

Procesamiento Técnico de Información

Organización e Intervención

Organizar la información que su empresa gestiona en diferentes documentos (físicos y electrónicos) puede convertirse en una tarea tediosa y complicada, la cual muchas veces se realiza de forma inadecuada, al desconocer las disposiciones de ley y mejores prácticas definidas por el AGN.

Como respuesta a estas realidades, ofrecemos los servicios de organización técnica de archivos, liderados por talento humano con formación en archivística y gestión documental.

Inventarios e Informes

Convierta los listados de sus unidades documentales y recursos de información en bases de datos, que le permitan tomar decisiones y realizar proyecciones, sobre la información clave de su empresa con un alto grado de confiabilidad. Para esto, ofrecemos a su empresa lo siguiente:

- Levantamiento y actualización de inventarios documentales, bajo los estándares del AGN.

- Validación, calidad de datos y punteo de inventarios frente a sus unidades fuente.

- Generación de informes a la medida.

digitalizacion de documentos; indexacion; metadata

Digitalización e Indexación

Las tendencias competitivas actuales requieren el acceso a la información de su organización, de forma remota, simultanea y en tiempo real por múltiples colaboradores e interesados, en diferentes ubicaciones. Sin embargo, es una realidad que existe una brecha entre la información electrónica y digital que impactan la eficiencia en su acceso, búsqueda y aprovechamiento de datos importantes para su organización, así como riesgos de pérdida asociados a las características del soporte físico.

Desarrolle nuevas capacidades organizaciones y convierta la información contenida en sus documentos físicos en fuentes de información útil, así como respaldar documentos vitales, a través de nuestros procesos de digitalización e indexación de documentos.

Servicios Complementarios para su Empresa

Conservación, Preservación y Eliminación

A través de este servicio evaluaremos y prepararemos la documentación física y electrónica de su empresa que requiera conservarse o eliminarse de forma segura, con el fin de reducir los gastos asociados a su almacenamiento, mitigar los riesgos de cumplimiento normativo asociados a la destrucción indebida de documentos y facilitar la decisión de la alta dirección bajo una perspectiva técnica responsable.

Insumos para Almacenamiento

Maximice su inversión y asegure la conservación de sus documentos, mientras cumple con los requisitos del Archivo General de la Nación respecto a materiales y dimensiones en los insumos para el almacenamiento de sus archivos. Asesoramos y ofrecemos para su empresa:

- Cajas de Archivo (X-100, X200 y X300)

- Carpetas en Yute y Propalcote, según su necesidad.

Ganchos Legajadores Plásticos.

- Unidades de almacenamiento personalizadas.

Administración de Unidades

Concentre los recursos de su organización y enfóquelos en los objetivos Core del negocio, mientras disminuye tiempos, costos y riesgos en la gestión integral de su información.

Como su aliado, lo asesoraremos y diseñaremos para usted procesos in-house y Back Office personalizados para Centros de Administración Documental (CAD) Ventanillas Únicas de Radicación y Correspondencia (VURC),siguiendo la normatividad legal, demandas de su sector y mejores prácticas en la materia.

Implementaremos y operaremos para usted soluciones especializadas con el soporte de personal calificado, de acuerdo con sus necesidades.

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